Haal het uit je hoofd; maak het zichtbaar en deelbaar!
In een omgeving waar lean wordt toegepast, wordt veel gevisualiseerd. Dat sluit aan op hoe de meeste mensen informatie verwerken, en geeft – mits goed uitgevoerd – snel inzicht in wat de richting is, waar we nu staan en wat de volgende stap wordt. Kortom: overzicht en actie.
Lange tijd heb ik het denken vanuit beelden ervaren als een non-kwaliteit, omdat ik informatie anders orden dan niet-beelddenkers (zie onderstaande afbeelding). Het duurt langer vanwege de tijd die het sorteergedrag inneemt en het resultaat is afwijkend van de rest. Inmiddels weet ik dat het anders ordenen van informatie ook leidt tot andere inzichten. Niet alleen bij mij, maar ook bij anderen. En niet in de laatste plaats omdat ik – als beelddenker – altijd op zoek ben naar het overzicht, het grotere geheel, het totaalplaatje(!).
In ons digitale tijdperk zien we steeds minder het totaalplaatje: veel informatie wordt weggestopt in computers, achter schermen. Slechts enkele delen van het geheel zijn tegelijk zichtbaar, laat staan dat we het geheel weten te vangen in 1 beeld. Het kost vaak enorm veel moeite om in die brij van gegevens de (relevante) informatie bij elkaar te krijgen om samen gericht aan de slag te gaan.
Ik vind het heerlijk om te werken met flipovers (en dat heeft me bij collega’s de geuzennaam ‘flipover-koning’ opgeleverd). Ik kan vellen vol schrijven (en tekenen) met alle informatie die naar boven komt; of het nu op papier staat of uit de hoofden van de mensen. Deze flip-overvellen hang ik dan aan de muur, zodat we van afstand het geheel kunnen overzien. En daarmee bereiken we drie effecten:
- als ik opschrijf of -teken wat er in jouw hoofd zit, kun je me corrigeren of aanvullen als ik het niet zo heb weergegeven als jij het in je gedachten hebt. Daarmee wordt jouw beeld al een stuk helderder en begrijp ik beter wat jij bedoelt of welk plaatje jij ziet. En minstens net zo belangrijk: jij ziet of ik jouw beeld net zo zie als jij het verteld hebt (zie onderstaand plaatje ter verduidelijking).
- als we allemaal onze informatie delen komt er extra informatie beschikbaar en ontstaan er aanvullende inzichten. Wat de 1 ziet, ziet de ander niet. Wat de 1 hoort, heeft de ander anders gehoord. Door het delen er van, brengen we de communicatie hierover op gang.
- als we alle informatie zichtbaar maken zonder dat er informatie weer verdwijnt (omdat we er alleen over gepraat hebben of omdat we beschikbare informatie gewist of niet meer paraat hebben), ontstaat er overzicht en vanuit dat overzicht inzicht.
Naast het gebruik van flipover-vellen, zijn er nog veel meer technieken en instrumenten (al dan niet gerelateerd aan Lean) die helpen bij het creëren van het totaaloverzicht.
Zo zijn er bijvoorbeeld:
- Visual Stream Mapping (VSM): het in kaart brengen van alle relevante stappen in het proces van klantvraag tot klantantwoord (vaak op 1 groot vel bruin papier)
- Mind mapping: gerelateerde onderdelen rangschikken rond 1 thema
- Ishikawa- of visgraatdiagram: het in kaart brengen van (bron)oorzaken van 1 probleem
- De Bono’s Thinking Hats: het van verschillende kanten kijken naar 1 onderwerp, om te voorkomen dat 1 manier van kijken overheerst
Al deze kansen om elkaar beter te begrijpen (en er zijn er nog veel meer), helpen enorm bij het op dezelfde lijn komen, bij het neuzen richten.
Nog mooier wordt het als mensen (al dan niet uitgenodigd daartoe) zelf ook aan de slag gaan met het vullen van de flip-overs met informatie. Daarmee worden/zijn ze betrokken, ontstaat er een andere energie (actiever) en voelen ze zich eigenaar van het resultaat. Dan leidt het zelf gecreëerde overzicht tot inzicht en ontstaan er ideeën voor vervolgstappen.
Notulen maak ik al jaren niet meer; bij mij kosten deze energie (bij het maken en bij ‘het behandelen’) en draagt het niet bij aan vooruitgang. Samenvattingen die ik maak, zijn gebaseerd op de informatie die we in woord, beeld en daad hebben gedeeld en hebben doorleefd, weergeven in letters, cijfers, plaatjes, kleuren en foto’s. De samenvattingen geven dit weer; met dezelfde informatie, maar met meer inzichten, betere communicatie en actievere beleving.
Ik werk graag met fysieke werkvormen (flip-overs, brownpaper, restanten behang, post-its, A5jes, etc.), die blijvend het resultaat laten zien. En als daarmee aan het eind van de bijeenkomst zichtbaar is geworden hoeveel we gedaan hebben, geeft dat bij veel mensen een uiterst bevredigend gevoel en energie voor het vervolg.
Ik heb geëxperimenteerd met meer digitale vormen, om de hoeveelheid afval terug te dringen. Helaas heb ik nog geen digitale werkvormen ontdekt die hetzelfde effect geven als werken met ‘papier’ (voor werkvormen met ballonnen heb ik inmiddels wel alternatieven gevonden). Ik blijf zoeken. Heb jij goede ervaringen met digitale werkvormen? Laat je me dat dan weten?